A Second Mind é especialista em automatizar processos e aprimorar etapas de gestão tornando o alcance de objetivos da sua empresa mais rápido e eficiente. 

Apesar de ser um termo muito utilizado atualmente, poucos gestores conhecem realmente as vantagens e como funciona a automação de processos.

O que é e como funciona?

A automação de processos nada mais é que selecionar um processo que era feito “manualmente” e, através da tecnologia e integração de sistemas, tornar esses processos digitais e automatizados.

A integração tecnológica nas etapas de gestão eleva o nível de assertividade das decisões, o controle sobre os processos, organização, análise de dados, redução de custos, identificação de erros e permite traçar metas reais e alcançar objetivos com mais rapidez.

Tudo isso acontece a partir de sistemas implantados e desenhados de acordo com a necessidade da sua empresa.

Por exemplo, em um processo de venda de mercadorias que acontece “manualmente” várias etapas ocorrem como orçamento e negociação, conferência se a empresa conseguirá atender a essa demanda, se há estoque, ajuste de expectativas… Enfim, uma simples venda demora muito tempo, isso apenas avaliando as etapas de entrar em contato com os setores da empresa a alinhar os detalhes com o clientes, não foi levado em consideração atraso de fornecedores, tempo de produção e muitos outros fatores que podem interferir na definição de prazo e fechamento da venda.

Em uma empresa que já conta com um sistema que engloba todos os setores envolvidos nesse processo de venda de forma automatizada, já no primeiro contato com o cliente, o gestor/responsável pela venda, tem acesso às informações necessárias de forma imediata e assertiva.

Além disso, sabemos que o controle é uma das funções principais que fazem parte de uma boa administração e com a tecnologia é possível ter acesso a todos os dados que você precisa, na hora certa. Isso permite que o gestor analise e controle o todo da operação, o que torna o resultado esperado muito mais próximo da realidade da empresa.

Como identificar os processos que precisam ser automatizados na empresa?

Alguns pontos devem ser avaliados para que seja identificado o processo que precisa ser automatizado.

É importante observar qual processo está sendo muito custoso, ultrapassando os prazos esperados, gerando prejuízos ou não alcançando as metas estipuladas. Outro ponto importante é analisar os processos que mais estão tendo ruídos de comunicação, desgastando a equipe, gerando feedbacks negativos dos clientes e diminuindo os índices de qualidade da empresa.

Após identificar os processos “problemas”, é indispensável apresentar a análise a uma empresa de desenvolvimento tecnológico que atue com transparência e sinceridade, a fim de identificar as possíveis soluções que automatizar esses processos trará.

Depois de definir tudo isso e implementar o sistema é fundamental acompanhar os resultados obtidos por dados e gráficos e contar com um suporte humanizado para possíveis adaptações e correções.

E então? Está precisando de agilidade, transparência e assertividade na sua gestão? A Second Mind atua há mais de 4 anos automatizando processos e garantindo a evolução de diversas empresas através da tecnologia. 

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